Un conseil d’administration, c’est quoi ? Définition, rôles et fonctionnement
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Nous le savons, puisque vous êtes ici, c’est que vous avez besoin de plus d’informations sur “conseil d’administration définition”.

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En effet, l’une des premières actions que vous pouvez faire lors de la création d’une nouvelle société est de mettre en place un conseil d’administration. Ce groupe de personnes élues est chargé de représenter les actionnaires de la société.

Quel est le rôle du conseil d’administration ?

Les six points ci-dessous décrivent les principales responsabilités du conseil d’administration.

Recruter, superviser, retenir, évaluer et rémunérer le directeur

Le recrutement, la supervision, le maintien en poste, l’évaluation et la rémunération du PDG ou des directeurs généraux délégués de la société sont probablement les fonctions les plus importantes du conseil d’administration. Les conseils d’administration des entreprises à valeur ajoutée doivent rechercher activement le meilleur candidat possible pour ce poste. 

Donner une orientation à l’organisation

Le conseil d’administration a une fonction stratégique en définissant la vision, la mission et les objectifs de l’organisation. Ceux-ci sont souvent déterminés en collaboration avec le président directeur général PDG ou le directeur général de l’entreprise.

Établir un système de gouvernance fondé sur des politiques

Le conseil d’administration a la responsabilité de développer un système de gouvernance pour l’entreprise. Celle-ci fait référence au conseil en tant que groupe et se concentre sur la définition des règles du groupe et du fonctionnement du conseil. 

Dans un sens, le conseil d’administration définition n’est pas différente de celle d’un club. Les règles que le C.A établit pour l’entreprise doivent être fondées sur des politiques. En d’autres termes, le conseil élabore des politiques pour guider ses propres actions et celles du directeur. 

Gouverner l’organisation et la relation avec le PDG

Une autre responsabilité du conseil d’administration est d’élaborer un système de gouvernance. Le système de gouvernance implique l’approche avec laquelle le conseil interagit avec le directeur général ou le PDG. Le conseil interagit périodiquement avec le PDG lors des réunions du conseil d’administration. En règle générale, le conseil d’administration se réunit une fois par mois, mais certains conseils d’administration ont décidé de se réunir trois ou quatre fois par an, voire huit fois par an. 

Obligation fiduciaire de protéger les actifs de l’organisation et l’investissement des membres

Le conseil d’administration a la responsabilité fiduciaire de représenter et de protéger les intérêts des membres/investisseurs dans l’entreprise. Le conseil doit donc s’assurer que les actifs de la société sont maintenus en bon état. Cela inclut l’usine, l’équipement et les installations de la société, y compris le capital humain.

Fonction de surveillance et de contrôle

Le conseil d’administration a une fonction de conseil de surveillance et de contrôle.  Le conseil est responsable du processus d’audit et engage l’auditeur. Il est chargé de s’assurer que l’audit est effectué en temps voulu chaque année.

Qui peut participer à un conseil d’administration ?

En plus des administrateurs, qui d’autre doit assister aux réunions du conseil d’administration ?

Le secrétaire du conseil doit être présent pour rédiger et présenter le procès-verbal. En général, le secrétaire est également le directeur financier.

Le directeur financier doit présenter le rapport financier. Il est prescrit dans les grandes sociétés publiques que le directeur financier et le PDG attestent personnellement de l’exactitude des états financiers et des contrôles. Bien que cela ne s’applique pas aux start-ups technologiques en phase de démarrage, il est bon que le directeur financier assume la responsabilité des chiffres présentés au conseil d’administration.

Toute personne qui occupe un poste de direction au sein de l’entreprise doit également assister aux réunions du conseil. Il s’agit invariablement de cadres supérieurs et peut-être de fondateurs qui possèdent des connaissances approfondies que le conseil souhaiterait voir présentes aux réunions.

Dans l’ensemble, les arguments en faveur de la participation sont plus forts et la plupart des sociétés encouragent tous les cadres supérieurs à assister aux réunions du conseil. Toutefois, en termes de comportement lors des réunions, la réunion du conseil appartient aux administrateurs. La direction est là pour faire un rapport et répondre aux questions, mais pas pour débattre avec le PDG ou les administrateurs, sauf si on le lui demande expressément.

Quel est le fonctionnement d’un C.A. ?

Il est bien sûr impossible d’énumérer toutes les tâches que chaque conseil d’administration doit accomplir. Chacun doit tenir compte de sa propre situation et de ses propres circonstances. Par exemple, les petites entreprises privées peuvent ne pas être concernées par un grand nombre des questions qui préoccupent les grandes sociétés cotées en bourse.

Toutefois, les normes pour le conseil d’administration tentent de mettre en évidence les tâches générales qui sont pertinentes pour chaque conseil, ainsi que les indicateurs de bonnes pratiques qui peuvent les aider à réfléchir à la manière dont ils s’acquittent de ces tâches. Ainsi, les conseils d’administration peuvent être grandement aidés en se concentrant sur quatre domaines clés :

  • établir une vision
  • définir la stratégie et la structure
  • déléguer à la direction
  • rendre des comptes aux actionnaires et être responsable vis-à-vis des parties prenantes concernées.

Chacun de ces domaines peut être décomposé en éléments distincts. 

Chaque conseil d’administration doit déterminer ce qu’il doit faire pour atteindre son objectif général et identifier les lacunes ou les insuffisances de ce qu’il fait déjà. Le conseil d’administration est également encouragé à se concentrer sur les tâches qu’il doit, ou souhaite, entreprendre lui-même, et à déterminer celles qui devraient plutôt être effectuées par la direction générale. 

De nombreux conseils d’administration de grandes entreprises établissent une liste des pouvoirs réservés qui fait explicitement la distinction entre les tâches qui doivent relever de la seule responsabilité du conseil et celles qui peuvent légitimement être confiées aux cadres supérieurs. A ce niveau, le recours à un logiciel de gestion du conseil d’administration est une option pratique. Vous trouverez sur boardmaps.fr tout ce que vous devez savoir pour réussir cette tâche.

Pourquoi digitaliser la gestion des réunions du conseil d’administration ?

“ Conseil d’administration définition “ vous permet de comprendre le cadre général, mais qu’en est-il de la digitalisation des réunions du C.A ?

Cela représente un gain de temps immédiat pour les participants aux réunions, qui peuvent désormais mieux utiliser leur temps de déplacement pour lire les documents requis et les annoter en cours de route. C’est également un véritable atout pour ceux qui préparent les dossiers du conseil d’administration.

Il peut s’agir d’un processus rapide et inefficace, toute modification de dernière minute pouvant entraîner une réimpression complète. Les dossiers du conseil d’administration comptant parfois des centaines de pages, il s’agit d’une économie de ressources évidente pour le personnel de soutien qui prépare et imprime les documents. Elle s’inscrit également dans le cadre de l’agenda écologique des collectivités locales, en économisant des milliers de feuilles de papier pour chaque réunion.

Mais la numérisation des réunions du conseil d’administration présente également de nombreux autres avantages. Il est plus facile de rester concentré lorsque l’ordre du jour est à portée de main, c’est pourquoi le fait de garder l’ordre du jour à portée de main sur un tableau blanc peut aider. 

Il en va de même pour les portails de conseil en ligne qui permettent au président du conseil d’administration de contrôler ce que les participants voient, l’ordre du jour est toujours visible, ce qui permet de rester concentré sur ce qui est discuté à ce moment-là.

Il y a d’autres attributs qui contribuent à la réussite d’un conseil d’administration. Nous espérons que cette liste soit utile pour cette fonction clé. 

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